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Portaria n.º 92/2010, de 12 de fevereiro – Estatutos da Agência para a Modernização Administrativa, I.P.
Aprova os Estatutos da Agência para a Modernização Administrativa, I. P.
Dando execução às orientações definidas pelo Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado (PRACE) e à Lei Orgânica da Presidência do Conselho de Ministros, aprovada pelo Decreto-Lei n.º 202/2006, 27 de Outubro, foi criada a Agência para a Modernização Administrativa (AMA, I. P.), que integrou, entre outras, as atribuições do Instituto para a Gestão das Lojas do Cidadão, da UMIC – Agência para a Sociedade do Conhecimento, I. P., no domínio da administração electrónica, e do Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e ao Investimento, I. P., relativas aos centros de formalidades das empresas e estrutura de gestão da respectiva rede nacional.
A AMA, I. P. rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 116/2007, de 27 de Abril, e pela Portaria n.º 498/2007, de 30 de Abril, que aprovou os respectivos estatutos.
Nos termos do disposto no n.º 6 do artigo 2.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de Janeiro, alterada e republicada pela Lei n.º 51/2005, de 30 de Agosto, na redacção que lhe foi dada pelo artigo 29.º da Lei n.º 64-A/2008, de 31 de Dezembro, os diplomas orgânicos ou estatutários devem estabelecer, expressamente, a qualificação e grau dos respectivos cargos dirigentes, a respectiva designação, bem como, tratando-se de cargos de direcção intermédia de 3.º grau ou inferior, as correspondentes competências.
Considerando que os actuais Estatutos da AMA, I. P., não dão cumprimento expresso a esta determinação no que diz respeito aos cargos de direcção intermédia da sua estrutura hierarquizada, importa suprir esta lacuna, sem o que não é possível assegurar o provimento daqueles cargos, essenciais ao funcionamento da Agência.
Quase três anos decorridos sobre a constituição da AMA, I. P., aproveita-se, ainda, para proceder a alguns ajustamentos na sua organização interna.
De acordo com o artigo 33.º da lei quadro dos institutos públicos, a organização interna destes organismos deve possuir uma estrutura pouco hierarquizada e flexível, privilegiando as estruturas matriciais. A experiência recolhida demonstrou que é possível aprofundar a estrutura matricial da organização da AMA, I. P., tornando-a mais flexível e mais apta a responder aos muitos e complexos projectos em curso e a lançar nos próximos anos.
Assim:
Nos termos e ao abrigo do disposto artigo 12.º da Lei n.º 3/2004, de 15 de Janeiro, alterada pela Lei n.º 51/2005, de 30 de Agosto, e pelos Decretos-Leis n.os 200/2006, de 25 de Outubro, e 105/2007, de 3 de Abril, e pela Lei n.º 64-A/2008, de 31 de Dezembro:
Manda o Governo, pelos Ministros de Estado e das Finanças e da Presidência, o seguinte:
Artigo 1.º
Objecto
São aprovados, em anexo à presente portaria e da qual fazem parte integrante, os Estatutos da Agência para a Modernização Administrativa, I. P., abreviadamente designada por AMA, I. P.
Artigo 2.º
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.
O Ministro de Estado e das Finanças, Fernando Teixeira dos Santos, em 9 de Fevereiro de 2010. – O Ministro da Presidência, Manuel Pedro Cunha da Silva Pereira, em 10 de Fevereiro de 2010.
ANEXO
ESTATUTOS DA AGÊNCIA PARA A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA, I. P.
CAPÍTULO I
Organização interna
SECÇÃO I
Estrutura
Artigo 1.º
Estrutura dos serviços centrais
1 – A organização interna dos serviços centrais da AMA, I. P., obedece a um modelo estrutural misto.
2 – A estrutura matricial é constituída por equipas multidisciplinares com competência nas seguintes áreas:
a) Administração electrónica e sistemas de informação;
b) Simplificação administrativa e regulatória;
c) Inovação e gestão do conhecimento;
d) Planeamento e gestão da qualidade.
3 – As equipas multidisciplinares são criadas pelo conselho directivo e chefiadas por:
a) Directores coordenadores, com estatuto remuneratório equiparado a cargo de direcção intermédia de 1.º grau;
b) Chefes de equipa, com estatuto remuneratório equiparado a cargo de direcção intermédia de 2.º grau.
4 – A estrutura hierarquizada é constituída pelo Departamento de Administração Geral e pelo Gabinete Jurídico, ambos dirigidos por directores, cargos de direcção intermédia de 1.º grau, e por unidades orgânicas flexíveis, dirigidas por chefes de divisão, cargos de direcção intermédia de 2.º grau, e criadas pelo conselho directivo, que fixa ainda as suas competências, bem como a afectação ou reafectação de pessoal necessárias.
5 – O número máximo de equipas multidisciplinares e de unidades orgânicas flexíveis a criar pelo conselho directivo é de 17, não podendo o estatuto equiparado a cargo de direcção intermédia de 1.º grau ser atribuído a mais de três chefias de equipa multidisciplinar em simultâneo.
Artigo 2.º
Rede nacional de serviços de atendimento
1 – A estrutura organizacional da rede nacional de serviços de atendimento, que inclui serviços centrais para o desenvolvimento e gestão de redes de lojas multicanal para os cidadãos e para as empresas e serviços desconcentrados que asseguram localmente a prestação desses serviços, é definida por regulamento interno, a aprovar pelo conselho directivo.
2 – O conselho directivo pode, sempre que necessário, aprovar regulamentos internos sectoriais, consoante a densidade e a complexidade de cada unidade orgânica.
SECÇÃO II
Serviços centrais
Subsecção I
Estrutura matricial
Artigo 3.º
Administração electrónica e sistemas de informação
1 – Na área de administração electrónica são prosseguidas as seguintes competências:
a) Promover a utilização do cartão de cidadão, enquanto meio de autenticação e assinatura electrónica;
b) Incentivar, acompanhar e implementar projectos de identificação electrónica;
c) Promover a interoperabilidade na Administração Pública e metodologias e arquitecturas tecnológicas comuns;
d) Estabelecer orientações comuns em matéria de tecnologias de informação e comunicação (TIC) na Administração Pública;
e) Definir e acompanhar a implementação da plataforma de interoperabilidade da Administração Pública, garantindo o seu modelo de governação;
f) Desenvolver projectos transversais em matéria de tecnologias de informação e comunicação na Administração Pública;
g) Promover e gerir a articulação das iniciativas de natureza central, regional e local nas áreas da administração electrónica;
h) Promover a participação e o reforço da cidadania electrónica.
2 – Na área de sistemas de informação são prosseguidas as seguintes competências:
a) Assegurar o desenvolvimento e a manutenção do modelo de governação e gestão das tecnologias de informação da AMA, I. P.;
b) Gerir as bases de dados de informação, garantindo colaboração na definição de modelos lógicos e a implementação de modelos físicos;
c) Gerir contratos e fornecedores no âmbito das atribuições previstas no modelo de governação dos sistemas e tecnologias de informação da sua competência;
d) Disponibilizar recursos e competências para apoiar a AMA, I. P., no desenvolvimento de projectos suportados por tecnologias de informação.
3 – Na área de infra-estruturas e administração de sistemas são prosseguidas as seguintes competências:
a) Gerir o parque de infra-estruturas tecnológicas e comunicações da AMA, I. P.;
b) Promover a racionalização dos custos de comunicações e alojamento de infra-estruturas, bem como a sua evolução a nível físico e lógico;
c) Garantir a qualidade de serviço das infra-estruturas e sistemas, bem como a segurança das redes de acordo com os níveis estabelecidos;
d) Assegurar a administração e operação dos sistemas de informação e outros produtos informáticos;
e) Gerir e promover a actualização dos equipamentos de comunicações, servidores locais e estações de trabalho ao nível físico e lógico;
f) Prestar apoio aos utilizadores da AMA, I. P., promovendo a racionalização do serviço prestado e os custos envolvidos;
g) Responder a solicitações que lhe sejam dirigidas no domínio da sua competência.
Artigo 4.º
Simplificação administrativa e regulatória
Na área da simplificação administrativa e regulatória são prosseguidas as seguintes competências:
a) Operacionalizar programas e acções de simplificação administrativa e processual e de eliminação ou redução de encargos administrativos e de outros custos de contexto;
b) Estudar e avaliar o impacto das medidas de simplificação administrativa;
c) Estudar e avaliar a aplicação de testes de medição dos encargos administrativos dos actos normativos;
d) Estudar e apresentar propostas de medidas de racionalização e de redução do volume do corpo normativo;
e) Assessorar e monitorizar iniciativas e programas de promoção da qualidade dos ambientes regulatórios;
f) Emitir pareceres, sempre que solicitada, sobre as iniciativas legislativas e regulamentares que mantenham, agravem ou criem licenças, autorizações ou encargos administrativos;
g) Promover formas e processos de audição dos cidadãos, das empresas e das respectivas associações representativas nos processos de simplificação.
Artigo 5.º
Inovação e gestão do conhecimento
Na área da inovação e gestão do conhecimento são prosseguidas as seguintes competências:
a) Incentivar o funcionamento em rede, criação de comunidades de produção e de partilha de conhecimento, bem como a reutilização da informação disponibilizada;
b) Promover e coordenar processos de incubação de projectos, em articulação com outros centros de produção de saberes, públicos e privados;
c) Desenvolver e avaliar a qualidade do serviço prestado na Administração Pública, através da definição e da aplicação de métricas e indicadores de satisfação dos cidadãos e das empresas;
d) Desenvolver e gerir a rede comum de conhecimento da Administração Pública;
e) Promover a realização de estudos, análises estatísticas e prospectivas no âmbito das competências da AMA, I. P.;
f) Assegurar a representação nos diferentes fóruns de debate, nacionais, comunitários e internacionais;
g) Estabelecer relações de cooperação ou associação com outras entidades públicas ou privadas, nomeadamente no quadro da União Europeia, da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico e dos países de língua oficial portuguesa, sem prejuízo das atribuições próprias do Ministério dos Negócios Estrangeiros;
h) Desenvolver formas de comunicação de iniciativas e boas práticas, no âmbito do conjunto da Administração Pública;
i) Organizar e manter um centro de documentação nas áreas da administração electrónica, simplificação administrativa e distribuição de serviços públicos.
Artigo 6.º
Planeamento e gestão da qualidade
Na área do planeamento e gestão da qualidade são prosseguidas as seguintes competências:
a) Elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades, com identificação dos objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem contemplar medidas de desburocratização, qualidade e inovação;
b) Monitorizar e avaliar a execução dos planos de actividades e a concretização dos objectivos propostos e elaborar o relatório anual de actividades, bem como o balanço social;
c) Implementar um sistema de gestão por objectivos, definindo metodologias para a gestão de projecto;
d) Efectivar a gestão da qualidade, promovendo a melhoria contínua dos serviços e o cumprimento das normas do sistema de gestão da qualidade;
e) Promover as auditorias internas da qualidade;
f) Elaborar planos de acção que visem o aperfeiçoamento e a qualidade dos serviços de atendimento, nomeadamente através de cartas de qualidade, definindo metodologias de gestão por objectivos;
g) Proceder à difusão interna das missões e objectivos da AMA, I. P., das competências das unidades orgânicas e das formas de articulação entre elas, desenvolvendo formas de coordenação e comunicação entre as unidades orgânicas e respectivos funcionários;
h) Elaborar e executar os planos de comunicação interna anuais.
Subsecção II
Estrutura hierarquizada
Artigo 7.º
Departamento de Administração Geral
1 – Ao Departamento de Administração Geral (DAG) compete:
a) Assegurar a gestão dos recursos financeiros e humanos da AMA, I. P.;
b) Gerir o património e manter organizado o respectivo cadastro;
c) Garantir as necessidades de aprovisionamento;
d) Assegurar a gestão do parque automóvel;
e) Assegurar a gestão dos bens correntes;
f) Assegurar a gestão documental e a recepção e expedição da correspondência;
g) Assegurar o apoio administrativo geral.
2 – Especificamente em matéria de gestão de recursos humanos, compete ao DAG:
a) Gerir o registo de assiduidade do pessoal e respectiva antiguidade;
b) Assegurar o processamento de remunerações, outros abonos do pessoal e demais prestações complementares;
c) Assegurar a gestão do processo de avaliação do desempenho;
d) Propor anualmente o plano de formação interna e externa e assegurar a sua execução;
e) Definir e avaliar indicadores de gestão, elaborando estudos periódicos sobre a situação dos recursos humanos, propondo medidas conducentes à racionalização da gestão de pessoal e ao aumento da produtividade e da qualidade do trabalho;
f) Elaborar e apresentar indicadores evidenciando as necessidades de recrutamento de pessoal;
g) Elaborar o balanço social.
3 – Especificamente em matéria de gestão dos recursos financeiros, compete ao DAG:
a) Elaborar os projectos de orçamento de funcionamento e de investimento, tendo em conta os planos de actividades e os programas aprovados;
b) Monitorizar a execução do orçamento de acordo com uma rigorosa gestão dos recursos disponíveis, adoptando as medidas necessárias à correcção de eventuais desvios ou propondo as que exorbitem a sua competência;
c) Elaborar e aprovar a conta de gerência;
d) Assegurar as condições necessárias ao exercício do controlo financeiro e orçamental pelas entidades legalmente competentes;
e) Processar e liquidar as despesas autorizadas.
Artigo 8.º
Gabinete Jurídico
Ao Gabinete Jurídico compete:
a) Prestar assessoria jurídica ao conselho directivo e aos departamentos e equipas multidisciplinares da AMA, I. P.;
b) Organizar e acompanhar os processos de contratação pública, desenvolvendo processos de negociação que conduzam à racionalização e diminuição dos encargos;
c) Colaborar na elaboração de diplomas legais;
d) Intervir, quando solicitado, em quaisquer processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou averiguações;
e) Intervir nos processos contenciosos em que a AMA, I. P., seja parte.
SECÇÃO III
Serviços desconcentrados
Artigo 9.º
Caracterização
As Lojas do Cidadão, as Lojas de Empresa e os Balcões Multisserviços são serviços desconcentrados, nos quais a prestação de serviços aos cidadãos e às empresas é assegurada através de balcões especializados de entidades públicas e privadas ou através de balcões integrados, nos termos e condições estabelecidos na lei e em protocolo.
Artigo 10.º
Alargamento
1 – Por despacho do membro do Governo responsável pela área da modernização administrativa e com base em proposta apresentada pela AMA, I. P., podem ser criadas novos serviços desconcentrados, cuja localização deve atender, designadamente, aos seguintes critérios:
a) Número de habitantes e índice de emprego na respectiva área de influência;
b) Adequação dos serviços públicos existentes à procura local;
c) Oportunidades de racionalização de serviços públicos;
d) Acessibilidades;
e) Disponibilidade de instalações.
2 – Para efeitos do disposto no número anterior, são objecto de especial ponderação as localizações onde existam entidades de acolhimento.
3 – São entidades de acolhimento as entidades públicas ou privadas, entre outros os institutos públicos, municípios, associações empresariais e câmaras de comércio, que se proponham disponibilizar instalações adequadas ao funcionamento destes serviços.
4 – A disponibilização de instalações pelas entidades a que refere o número anterior consta de protocolo a celebrar com a AMA, I. P., homologado pelo membro do Governo responsável pela área da modernização administrativo.
CAPÍTULO II
Outras estruturas
Artigo 11.º
Consulta e acompanhamento externo
A elaboração dos programas a desenvolver pela AMA, I. P., no âmbito das suas atribuições, bem como o respectivo acompanhamento e avaliação, pode ser assegurado por painéis, de natureza consultiva e constituídos por pessoas externas à agência, escolhidas em função da sua competência.
Artigo 12.º
Rede interministerial de agentes de modernização e de simplificação administrativa
1 – A rede interministerial de agentes de modernização e de simplificação administrativa é constituída por um ponto de contacto em cada Ministério, assegurado por um trabalhador em funções públicas, designado pelo respectivo membro do Governo, com funções orientadas para o planeamento, estratégia e avaliação de programas ou iniciativas nas áreas da modernização e simplificação administrativa e regulatória.
2 – Compete aos agentes de modernização e de simplificação, na área de actuação do respectivo Ministério, assegurar a articulação com a AMA, I. P., no planeamento, acompanhamento da execução e avaliação das medidas de modernização e simplificação administrativa e regulatória.
Artigo 13.º
Rede de agentes das tecnologias de informação e comunicação
1 – A rede interministerial de agentes das tecnologias de informação e comunicação (TIC) é constituída por um ponto de contacto em cada Ministério, assegurado por um trabalhador em funções públicas designado pelo dirigente superior do serviço que em cada Ministério prossegue a missão de definir as políticas e estratégias de TIC do Ministério.
2 – Compete à rede interministerial TIC:
a) Promover a elaboração e definição de normas e directrizes no âmbito das TIC que sejam utilizadas e seguidas em toda a Administração Pública, acompanhar a sua execução e avaliar os respectivos resultados;
b) Promover o debate e o envolvimento transversal dos agentes da Administração Pública, fomentando a troca de conhecimento, a partilha de experiências e a criação de sinergias, estabelecendo ao mesmo tempo a ligação entre a Administração Pública, a sociedade civil e o meio académico.
3 – Compete à AMA, I. P., enquanto entidade responsável pela definição de orientações comuns em matéria de TIC na Administração Pública, coordenar os trabalhos da rede interministerial TIC, garantir o seu funcionamento, bem como submeter as propostas finais das normas técnicas e directrizes ao membro do Governo responsável pela área da modernização administrativa, para posterior aprovação em Conselho de Ministros, quando aplicável.
CAPÍTULO III
Disposição transitória
Artigo 14.º
Gerentes e subgerentes das Lojas do Cidadão
Os gerentes e subgerentes que se encontram a exercer funções nas Lojas do Cidadão mantêm-se no exercício de funções até à aprovação do regulamento interno previsto no n.º 1 do artigo 2.º dos presentes Estatutos.
